In de dagelijkse scheepvaartpraktijk kunnen problemen snel ontstaan: onveilige ligplaatsomstandigheden, lading-gerelateerde zorgen, vertragingen, onregelmatigheden bij terminals, schade veroorzaakt door stuwadoors of druk om ongebruikelijke instructies op te volgen. In dergelijke situaties wordt één eenvoudig maar waardevol beschermingsmiddel vaak over het hoofd gezien: de Letter of Protest (LOP).
Een Letter of Protest is een formele schriftelijke kennisgeving die door de kapitein of de reder wordt afgegeven om bezwaren of gebeurtenissen vast te leggen die later relevant kunnen zijn in een geschil. Hoewel een LOP op zichzelf geen aansprakelijkheid vaststelt, kan deze belangrijk ondersteunend bewijs vormen wanneer de kwestie escaleert.
Scheepvaartgeschillen worden vaak pas lange tijd na de relevante gebeurtenissen opgelost. Tegen die tijd kunnen herinneringen verschillen, kan personeel zijn vervangen en documentatie onvolledig zijn. Een tijdig afgegeven LOP helpt een gelijktijdig feitenrelaas vast te leggen en toont aan dat de reder de omstandigheden niet zonder bezwaar heeft geaccepteerd.
Hoewel een LOP op zichzelf geen doorslaggevend bewijs vormt, kan deze de positie van de reder versterken wanneer deze wordt ondersteund door scheepslogboeken, Statements of Facts, foto’s, expertiserapporten en/of correspondentie.
Wanneer moeten reders overwegen een LOP af te geven?
Er bestaat geen strikte regel, maar een LOP dient te worden overwogen wanneer omstandigheden de reder bloot kunnen stellen aan operationele, juridische of financiële risico’s.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Onveilige omstandigheden bij ligplaats, terminal of ladingoperaties;
- Schade aan het schip veroorzaakt door stuwadoors;
- Beschadigde, natte, verontreinigde of anderszins twijfelachtige ladingconditie;
- Onjuiste laad-, stuw- of losmethoden;
- Vertragingen veroorzaakt door congestie, inefficiëntie van terminals, stakingen of defecte apparatuur;
- Druk om onjuiste documenten te ondertekenen;
- Onveilige of onredelijke instructies van bevrachters, terminals of derden;
- Situaties waarin het schip “under protest” verder moet varen of opereren.
Kortom: als een situatie later tot een geschil kan leiden, is het doorgaans verstandig deze schriftelijk vast te leggen.
Wat moet in een LOP worden opgenomen?
Een LOP dient feitelijk, beknopt en professioneel te zijn. Vermijd emotionele bewoordingen of uitgebreide juridische betogen. Belangrijke elementen zijn:
- Datum, tijd en locatie;
- Betrokken partijen;
- Duidelijke feitelijke omschrijving van de gebeurtenis;
- Aard van het bezwaar;
- Feitelijke of verwachte gevolgen (vertraging, schade, kosten, veiligheidsrisico’s);
- Voorbehoud van rechten.
Bijvoorbeeld:
“Owners reserve all rights in respect of any losses, damages, delays, costs and consequences arising from the above circumstances.”
Praktische aanbevelingen
- Timing is van belang
Een vertraagd protest kan minder bewijskracht hebben. Ondersteunende documentatie dient waar mogelijk te worden veiliggesteld. - Gebruik LOP’s niet te vaak
Wanneer voor routinematige operationele kwesties steeds protest wordt aangetekend, kan dit de impact ervan verminderen. - Eenvoudig maar effectief
Een Letter of Protest is eenvoudig, goedkoop en snel op te stellen, en kan onder de juiste omstandigheden een wezenlijk verschil maken bij het beschermen van de positie van de reder. - Lokale formaliteiten kunnen van toepassing zijn
De juridische geldigheid of bewijskracht van een LOP kan afhankelijk zijn van lokale vereisten, waaronder legalisatie. Dit dient te worden nagegaan in de jurisdictie waar het probleem zich voordoet.
Voor vragen of assistentie over dit onderwerp kunnen leden contact opnemen met het NNPC Claims Team via claims@nnpc-marine.com.
